“Onze website is de aorta van onze organisatie. Hier brengen we vraag en aanbod van hetgeen de kunstsector te bieden heeft voor alle scholen in Almere samen. Van inzage in te volgen programma’s tot het boeken van een voorstelling, een afrekenmodule en automatische bevestigingsmails: onze site speelt een cruciale rol. In augustus 2022 ging onze nieuwe site en onderliggende webapplicatie live. We zijn super enthousiast”, vertelt Paul Macco, directeur van Collage Almere.
“Eerlijk gezegd zagen we er enorm tegenop om te beginnen met een nieuwe website en onderliggende webapplicatie”, vervolgt Tessa Verzeilberg, zij was vanaf het begin betrokken bij de nieuwe site. ”We hadden nogal wat wensen wat betreft functionaliteiten en we wilden veel data van onze oude site migreren, maar die data was niet logisch opgeslagen. Maar vanaf het allereerste contact met Websteen wisten we dat het goed zou komen. Het contact voelde direct als een warm bad.”
Website verbindt vraag en aanbod
Collage Almere verbindt lokale en regionale culturele aanbieders met alle scholen in Almere. Van basisscholen tot voorgezet- en speciaal onderwijs. “Naast het samenbrengen van vraag en aanbod, kunnen scholen via ons ook professionals inhuren die als docent aan de slag gaan en lessen kunnen verzorgen op het gebied van dans, muziek, theater, natuuronderwijs, wetenschap, techniek en nieuwe media. Wij leveren zo een belangrijke bijdrage, ook in deze tijden waarin er een groot tekort is aan leerkrachten”, legt Paul uit. “Cultuuronderwijs is van onschatbare waarde voor leerlingen. Kinderen leren het best als ze leren met hun hoofd, hart en handen. Met een goede invulling van cultuuronderwijs ervaren ze waar hun creatieve talenten liggen maar ook leren ze kritisch denken, problemen oplossen, reflecteren op eigen werk, het werk van anderen en samenwerken. Allemaal vaardigheden die je niet per se leert bij rekenen en taalvakken. Wij ondersteunen scholen in de breedste zin van het woord bij het invullen van cultuurvakken. Daarbij speelt onze website een cruciale rol.”
Professionele geautomatiseerde workflow
Op de website van Collage Almere is een gestructureerd en breed aanbod te vinden in alle kunstdisciplines. Het aanbod bestaat onder meer uit workshops op school of op locatie, museumbezoeken, voorstellingen op school of in het theater, één- of meerdaagse projecten en cultureel erfgoed (o.a. Erfgoedhuis Almere, landschapskunst, architectuur). Tessa: “De aanbieder wordt vooraf door ons beoordeeld en gescreend. Vervolgens krijgen de aanbieders zelf een account met login-code waarin zij hun aanbod in concept kunnen plaatsen. Als wij het aanbod hebben goedgekeurd, komt het online. De scholen kunnen op hun beurt eenvoudig een keuze maken uit het aanbod. Maar op de site kunnen zij ook precies inzien hoeveel budget zij hebben. Als ze een project hebben geselecteerd, is direct te zien hoeveel budget er nog over is. Na de selectie, worden er automatisch bevestigingsmails vanuit het systeem gestuurd. De complete flow van aanbod tot afname en alle communicatie eromheen, wordt helemaal via de website en de onderliggende webapplicatie bewerkstelligd. Dat werkt nu heel fijn.”
Wensen vertaald in logische oplossingen
De website en de webapplicatie draaien sinds augustus 2022. Het project ligt nog vers in het geheugen. “Met onze oude webbouwer liepen we vast, de site werkte traag en we hadden te maken met ontevreden gebruikers. Eén van de scholen uit ons netwerk attendeerde ons op Websteen, direct bij de eerste kennismaking klikte het enorm goed. Het hielp wel dat directeur Roy Jongerden ook in het onderwijs heeft gewerkt. Maar ook zijn tweelingbroer Dennis begreep onze wensen precies. In een aantal sessies bespraken we onze workflow en wat we precies voor ogen hadden. Zij kwamen terug met de juiste ontwerpen en vertaalden onze wensen in logische oplossingen. Meest ingewikkeld in het geheel was het overzetten van onze oorspronkelijke data naar de nieuwe online omgeving. De logica in onze oude site ontbrak. Gelukkig hebben de jongens van Websteen ons hier heel goed doorheen geloodst. Fijn ook dat ze volgens de SCRUM methodiek steeds in overzichtelijke sprints hebben gewerkt en we inzage kregen in het aantal gewerkte uren en het budget. Wij zijn bijzonder tevreden over het resultaat én met deze fijne samenwerking”, besluit Paul.
