Naar één kennisbank in de jeugdzorg met alle informatie

Jeugdstem is de landelijke organisatie die kinderen, jongeren, ouders en pleegouders ondersteunt wanneer zij te maken hebben met jeugdzorg. Iedere betrokkene die te maken krijgt met jeugdhulp heeft recht op een onafhankelijke vertrouwenspersoon, iemand die meedenkt, adviseert of meegaat naar (klacht)gesprekken. Toch blijkt in de praktijk dat veel mensen niet weten dat Jeugdstem bestaat of welke rechten zij eigenlijk hebben.

kennisbank.jeugdstem.nl

Opdrachtgever

Jeugdstem

Klant sinds

oktober 2022

Klantreview

10/10

Kennisbank met AI zoekfunctie voor Jeugdstem

De uitdaging

De bestaande website van Jeugdstem bevatte veel waardevolle informatie en praktische tools voor (pleeg)ouders en jeugdigen, maar deze stond verspreid op verschillende plekken op Jeugdstem.nl. Het gevolg was dat belangrijke informatie voor veel cliënten niet goed vindbaar was. Tegelijk groeide het aantal cliënten en het aantal vragen jaarlijks met zo’n tien procent. Er ontstond behoefte aan een toegankelijke, goed vindbare en doelgroepgerichte kennisbank die ouders, jongeren, pleegouders en professionals snel naar de juiste informatie leidt.

De vraag

Sanne Verwasch, juridisch beleidsmedewerker en projectleider digitalisering, formuleerde de wens helder:

“We willen dat ouders en kinderen hun rechten echt begrijpen. En dat de informatie die zij nodig hebben zo toegankelijk is, dat ze binnen enkele seconden vinden wat voor hen relevant is en waar ze behoefte aan hebben.”

Jeugdstem zocht een partner die:

een volledige kennisbank kon ontwerpen voor vier doelgroepen: ouders, kinderen, pleegouders en professionals;
AI zo kon integreren dat het betrouwbaar bleef en volledig gebaseerd was op Jeugdstems eigen inhoud;
open en eerlijk kon adviseren over wat technisch wel en niet werkt.

De aanpak

Websteen werkte eerder aan de website jeugdstem.nl en stapte nu opnieuw samen met Jeugdstem in een intensief co-creatieproces. Omdat de informatie versnipperd was, begonnen we letterlijk bij nul. In gezamenlijke sessies inventariseerden we alle bestaande content en bouwden we via een groot digitaal diagram de volledige informatieboom opnieuw op:

hoofdcategorieën per doelgroep;
subcategorieën;
concrete vragen waarop cliënten antwoord zoeken.

We vertaalden de nieuwe structuur naar een kennisbank die overzichtelijk is per doelgroep. Het CMS kreeg extra mogelijkheden zodat Jeugdstem zelf eenvoudig content kan aanpassen, uitbreiden en herstructureren. Pas toen de volledige kennisbank stond, werd AI toegevoegd. Sanne Verwasch: “Wat we vooral waardeerden, was de volledige transparantie van Websteen over hoe AI werkt. Geen black box, maar een systeem dat we zelf kunnen trainen en kunnen afstemmen op de toon en taal van elke doelgroep. Websteen leerde ons hoe we de AI zelf kunnen opvoeden, en dat gaf ons enorme regie over de kwaliteit.” Met een interne werkgroep testte Jeugdstem honderden vragen om te controleren of het gegenereerde antwoord klopt, begrijpelijk is en de juiste terminologie gebruikt. Waar nodig kon de AI direct worden bijgestuurd.

10/10

Het resultaat

Er staat nu een kennisbank die aansluit op de missie van Jeugdstem. Alle rechten en belangrijke thema’s zijn samengebracht op één centrale plek, waar ouders, jongeren, pleegouders en professionals informatie vinden in hun eigen taal, structuur en uitleg. Dankzij de integratie van AI kunnen cliënten direct antwoord krijgen op hun vragen, zonder eindeloze lijsten of doorklikken. We kunnen hierdoor de cliënt makkelijk verwijzen naar de kennisbank, waar deze de informatie kan terugvinden en de cliënt kan nu makkelijker zelf het antwoord op zijn vraag vinden. Tegelijkertijd ligt er een schaalbare basis voor de toekomst: de kennisbank kan volgend jaar verder worden uitgebreid. Bovenal draagt de nieuwe kennisbank bij aan meer toegankelijkheid en duidelijkheid voor kwetsbare groepen in de jeugdzorg.

Lees het klantverhaal Bekijk de kennisbank