Wat moet je weten over spookfacturen?

Nee. Als er geen echte overeenkomst aan ten grondslag ligt en je bent misleid, ben je niet verplicht een spookfactuur te betalen. Een spookfactuur is immers een factuur waar geen echte prestatie of afspraak tegenover staat, of een aanbieding die zich voordoet als factuur. Betaal daarom nooit zomaar een factuur van een partij waar je geen zaken mee hebt gedaan; controleer eerst je administratie en lees de kleine lettertjes. Sinds de Wet Acquisitiefraude uit 2016 ben je als ondernemer bovendien beter beschermd: de bewijslast ligt bij de afzender, die moet aantonen dat je vooraf duidelijk en volledig bent geïnformeerd. Betwist een spookfactuur schriftelijk en betaal niet onder druk. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Twijfel je over je rechtspositie of raak je in een geschil verwikkeld, raadpleeg dan een jurist of neem contact op met de Fraudehelpdesk, die ondernemers hierin bijstaat en veel voorbeelden en tips heeft.

Controleer een aantal dingen. Kijk of het klant- of ordernummer klopt met wat je van je echte hostingpartij kent, en of de gegevens (bedrijfsnaam, bankrekening, contactinfo) overeenkomen met eerdere, betrouwbare facturen. Fraudeurs gebruiken vaak namen die lijken op die van bekende domein- of hostinginstanties, zoals "NL Domein Host", om je te misleiden. Twijfel je, neem dan geen telefonisch contact op via de gegevens op de verdachte factuur, maar via de contactgegevens die je zelf al kent. Bij Websteen regelen en beheren wij je domein en hosting, dus je weet welke facturen van ons komen. Krijg je een factuur over je domein of website waarvan je niet zeker bent, stuur hem dan gerust naar ons door, dan controleren wij of hij klopt. Zo voorkom je dat je betaalt voor een dienst die je helemaal niet hebt afgenomen. Bij twijfel geldt altijd: eerst checken, dan pas eventueel betalen.

De Wet Acquisitiefraude is een Nederlandse wet die sinds 1 juli 2016 ondernemers beter beschermt tegen misleidende verkooptechnieken en spookfacturen. De belangrijkste verandering is dat de bewijslast is omgekeerd: waar vroeger de ondernemer moest aantonen dat hij was misleid, moet nu de afzender aantonen dat hij de ondernemer vooraf duidelijk en volledig heeft geïnformeerd over de prijs en voorwaarden. Ook is misleiding strafbaar gesteld, met de mogelijkheid van een gevangenisstraf. Hierdoor sta je als gedupeerde ondernemer juridisch sterker en kun je een op misleiding gebaseerde overeenkomst of betaling makkelijker aanvechten. Dit maakt het voor fraudeurs risicovoller en voor jou makkelijker om je recht te halen. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Kom je in een concreet geschil terecht, raadpleeg dan een jurist die je kan adviseren over je specifieke situatie en de mogelijkheden die de wet je biedt om de betaling te betwisten of terug te vorderen.

Omdat domeinnaamfraude een populaire vorm van acquisitiefraude is. Fraudeurs weten dat vrijwel elke ondernemer een domeinnaam heeft, en doen zich voor als een domein- of hostinginstantie of zelfs als een toezichthouder. Ze sturen facturen of bellen met het verhaal dat je domein "verlengd" of "geregistreerd" moet worden, in de hoop dat je onder druk betaalt of akkoord gaat. Vaak halen ze je gegevens uit openbare registers. Herken je zulke facturen niet, of komen ze van een partij waar je geen zaken mee doet, betaal dan niet en controleer eerst. Bij Websteen beheren wij je domein en hosting, zodat je weet welke facturen van ons komen en welke verdacht zijn. Stuur een twijfelachtige domeinfactuur gerust naar ons door. Wees vooral alert op tijdsdruk en op namen die lijken op officiële instanties; dat zijn klassieke signalen van fraude waar je niet in moet trappen.

Onderneem dan meteen actie. Neem contact op met je bank om te vragen of de betaling nog kan worden teruggehaald, zeker als de overschrijving recent is. Houd er wel rekening mee dat banken factuurfraude vaak niet vergoeden. Doe aangifte bij de politie en meld de zaak bij de Fraudehelpdesk, die je kan helpen de schade te beperken en na te gaan of je iets kunt terugvorderen. Verzamel alle bewijsstukken, zoals de factuur en eventuele correspondentie. Omdat sinds de Wet Acquisitiefraude de bewijslast bij de afzender ligt, sta je sterker dan vroeger als je bent misleid. Stuur eventueel een aangetekende brief waarin je aangeeft de overeenkomst en betaling te betwisten. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Bij een geschil of grotere schade is het verstandig een jurist te raadplegen.

Ja, dat is heel verstandig. Fraudeurs slaan graag toe wanneer de eigenaar of directeur afwezig is, bijvoorbeeld tijdens vakantieperiodes, in de hoop dat een medewerker die van niks weet een factuur betaalt of een toezegging doet. Zorg daarom dat je medewerkers weten wat spookfacturen zijn, hoe ze die herkennen en wat ze ermee moeten doen. Spreek af dat twijfelachtige facturen altijd bij jou of een verantwoordelijke persoon worden gecontroleerd voordat er wordt betaald of getekend. Instrueer ze ook om bij onverwachte verkooptelefoontjes nooit zomaar "ja" te zeggen en geen mondelinge toezeggingen te doen. Een korte interne uitleg of een aandachtspunt in een teamoverleg kan al veel schade voorkomen. Zo maak je van je hele team een extra beveiligingslaag tegen fraude. Goede interne afspraken over wie facturen controleert en betaalt, zijn een van de effectiefste manieren om te voorkomen dat je bedrijf slachtoffer wordt van een spookfactuur.

Zeker, spookfacturen en acquisitiefraude komen via allerlei kanalen: post, e-mail, en ook telefonisch. Bij telefonische acquisitiefraude word je ongevraagd gebeld met een "aanbieding" of het verzoek om een "verlenging" te bevestigen. Een berucht trucje is dat je woorden worden opgenomen en zo gemonteerd dat het lijkt alsof je akkoord bent gegaan. Zeg daarom nooit zomaar "ja" of "nee" en verbreek bij twijfel de verbinding. Via e-mail komen nepfacturen of misleidende aanbiedingen binnen die op echte facturen lijken. Ook CEO-fraude, waarbij iemand zich per mail voordoet als je directeur en om een spoedbetaling vraagt, is een variant. Wees dus op elk kanaal alert en betaal of teken nooit onder druk. Controleer altijd eerst of een verzoek echt is via kanalen die je zelf kent. Behandel onverwachte betaalverzoeken, van welk kanaal dan ook, met gezonde argwaan; dat is je beste bescherming tegen deze vormen van fraude.

Ja, graag. Veel spookfacturen draaien om domeinnamen, hosting en websites, precies het gebied waarop wij onze klanten ontzorgen. Omdat wij je domein en hosting regelen en beheren, weet je welke facturen van ons afkomstig zijn. Krijg je een factuur over je domein, hosting of website waarvan je niet zeker weet of hij klopt, stuur hem dan gerust naar ons door. We kijken graag even mee of hij legitiem is of dat het om een spookfactuur gaat. Zo voorkom je dat je per ongeluk betaalt voor iets wat je niet hebt afgenomen. Dat past bij onze persoonlijke aanpak en korte lijnen: je hoeft niet zelf te puzzelen, maar kunt het gewoon even bij ons checken. We zijn tijdens kantooruren goed bereikbaar.

Je kunt een spookfactuur of andere vorm van acquisitiefraude melden bij de Fraudehelpdesk (voorheen bekend als het Steunpunt Acquisitiefraude). Zij verzamelen meldingen, hebben overzichten van bekende frauduleuze partijen en kunnen je adviseren over de te nemen stappen. Ook kun je aangifte doen bij de politie, zeker als je schade hebt geleden. Door je melding te doen help je bovendien voorkomen dat andere ondernemers slachtoffer worden, omdat waarschuwingen zo verspreid kunnen worden. Bewaar altijd de factuur en eventuele correspondentie als bewijs. Melden is laagdrempelig en kost weinig tijd, maar draagt bij aan het bestrijden van deze fraude. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Kom je in een concreet geschil of heb je te maken met grote schade, dan is het verstandig daarnaast een jurist te raadplegen. Snel melden en handelen vergroot de kans dat je de schade beperkt en dat de fraudeurs worden aangepakt.

Ja. Sinds de invoering van de Wet Acquisitiefraude in 2016 is het opzettelijk misleiden van ondernemers met bijvoorbeeld spookfacturen strafbaar gesteld. Op acquisitiefraude kan een gevangenisstraf of geldboete staan. Daarnaast is de bewijslast omgekeerd: de afzender moet aantonen dat hij je vooraf duidelijk en volledig heeft geïnformeerd, wat jouw positie als gedupeerde flink versterkt. In de praktijk opereren fraudeurs vaak onder snel wisselende namen en komt het lang niet altijd tot een rechtszaak, maar de wet geeft je wel een stevige basis om betaling te weigeren of terug te vorderen. Meld fraude daarom altijd bij de Fraudehelpdesk en doe zo nodig aangifte, want daarmee help je ook anderen. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Bij een concreet geschil of grote schade is het verstandig een jurist te raadplegen die je over je specifieke situatie kan adviseren.