De Stichting Astma Bestrijding steunt projecten op het gebied van astma, COPD en andere longziekten. De stichting verstrekt subsidies aan kleinschalige wetenschappelijke onderzoeksprojecten die direct bijdragen aan de behandeling van deze ziekten. Of indirect helpen bij het verbeteren van de kwaliteit van leven van patiënten en het verminderen van de gevolgen van hun aandoeningen.
Jaarlijks is er een budget beschikbaar om 6 tot 8 projecten te subsidiëren. Deze subsidies worden twee keer per jaar toegekend door het bestuur van de stichting. Het aanvragen van een subsidie voor een proefschrift, project, congres, cursus of onderzoeksstage verloopt via een vaste procedure op de website.
Voorheen werd de benodigde informatie o.a. verschaft met Excel-bestanden en downloadbare pdf’s. Vervolgens werden deze per e-mail verstuurd naar de bestuursleden van de stichting. Dit resulteerde in incomplete informatie, verwarring en veel heen-en-weer mailen, vooral bij wisseling van bestuursleden. Daarnaast was er één persoon verantwoordelijk voor het beheer van de aanvragen. Hieruit ontstond de wens om het proces van het aanvragen en goedkeuren van subsidieaanvragen te automatiseren. De oplossing? Een gebruiksvriendelijke webapplicatie.
Onze aanpak
André de Graaf, subsidiebeheerder bij Stichting Astma Bestrijding, nam ons mee in het proces dat hij al jaren voor de aanvragen gebruikte. Op basis van deze werkwijze, bepaalden wij samen tijdens een sprint 0 de benodigde functionaliteiten van de webapplicatie. Vervolgens maakten wij een ontwerp van de webapplicatie en werkten wij de sprintplanning inclusief een backlog met user stories voor de realisatie uit.
Een maatwerk webapplicatie is het resultaat
Tegenwoordig kunnen aanvragers zelf een account aanmaken op het door ons ontwikkelde subsidieportaal van Stichting Astma Bestrijding. Wanneer zij inloggen, komen zij in hun persoonlijke omgeving waar de verschillende subsidieaanvragen ingevuld en verzonden worden. Aanvragers volgen in hun omgeving live de status van hun aanvraag.
Wanneer de aanvraag is verzonden, krijgt André als beheerder een notificatie en koppelt hij hier eenvoudig een behandelaar en 1 of meerdere beoordelaars aan. Per type subsidieaanvraag wordt automatisch het juiste beoordelingsformulier gekoppeld. Hij hoeft niet langer vooraf te controleren of de informatie wel compleet is, dankzij de verplichte invulvelden van de aanvraag wizard.
Daarnaast is de kans op een datalek aanzienlijk verminderd, omdat vertrouwelijke informatie niet langer via de mail wordt verzonden. De implementatie van de webapplicatie begin 2024 zorgde ervoor dat André zijn handen vrij heeft om zich te richten op andere zaken.
Wil je weten hoe wij sinds 2005 webapplicaties op maat ontwikkelen die veilig, snel en schaalbaar zijn? En hoe deze ook jou tijd en geld besparen? Download dan onze brochure over webapplicaties.
