Webapplicatie voor PrismaFleet

De vraag van de klant

Hoe creëer je één systeem waarin alle informatie over auto’s, leasecontracten en berijders samenkomt?
Een platform dat niet alleen inzicht geeft, maar ook processen automatiseert —   van factuurcontrole tot opvolging van de leaseregeling? Dat werd het startpunt voor MobyHub: de webapplicatie die de basis vormde voor wat later PrismaFleet zou worden.

De aanpak van Websteen

Websteen kent ActivLease als geen ander. Sinds 2015 werken ze samen en begrijpen ze de business in een half woord. Die gedeelde kennis was cruciaal bij de bouw van MobyHub. “Ze leveren niet alleen wat we vragen, maar denken ongevraagd mee over hoe het beter kan,” vertelt Jeroen. “Dat maakt het echt een 1+1=3-samenwerking.”

Stap voor stap werd het systeem opgebouwd, van voertuigregistratie tot contractbeheer en automatische factuurverwerking. Websteen bewaakte de technische structuur, adviseerde over schaalbaarheid en leverde een applicatie waarmee de medewerkers van PrismaFleet zelf het beheer kunnen doen.

De kracht van PrismaFleet

Met PrismaFleet is wagenparkbeheer niet langer een verzameling losse lijsten en systemen, maar één overzichtelijk systeem waarin alles samenkomt. De applicatie registreert elk voertuig tot in detail: van kenteken en APK-data tot CO₂-uitstoot, brandstofverbruik en accessoires. Facturen, bekeuringen en schades kunnen worden ingelezen, gecontroleerd en gekoppeld aan de juiste bestuurder. Ook het poolbeheer is volledig geïntegreerd: auto’s worden opgehaald, schoongemaakt en opnieuw toegewezen aan medewerkers. Afdelingen kunnen eenvoudig service-tickets aanmaken, waarna PrismaFleet de actie automatisch doorzet.

Voor HR en Finance biedt het systeem een schat aan inzicht. Leasecontracten, looptijden en kosten zijn direct inzichtelijk, inclusief vergelijkingen tussen geprognosticeerde en werkelijke uitgaven. Payrollbestanden worden automatisch klaargezet, zodat boetes of privékilometers direct correct verwerkt worden. Medewerkers kunnen via een slimme calculatiemodule zelf hun leaseauto berekenen binnen de afspraken van de organisatie. Functieniveaus en bijbehorende leaseklassen — van junior tot directie — zijn in het systeem vastgelegd, inclusief maximale bijdragen of budgetten.

Dankzij koppelingen met HR-, finance- en CRM-systemen hebben organisaties één centrale bron. Finance ziet realtime wat afdelingen uitgeven, HR houdt grip op afspraken met medewerkers, en Inkoop kan scherp sturen op contracten met leasemaatschappijen.

Kortom: één platform, gebouwd voor inzicht, efficiëntie en controle en een solide technische basis waarop PrismaFleet kan blijven doorgroeien.