Met weefsel van ruim 5.000 donoren en meer dan 300 aangesloten onderzoeksorganisaties in meer dan 25 landen, is de Nederlandse Hersenbank internationaal toonaangevend. De kracht schuilt in kwaliteit, betrouwbaarheid en snelheid: het weefsel wordt gemiddeld binnen 6 à 7 uur na overlijden veiliggesteld wat essentieel is voor de topkwaliteit van onderzoek.
De uitdaging
De bestaande digitale infrastructuur van de Hersenbank voldeed niet langer aan de eisen. Het oude systeem bood onderzoekers wel inzicht in het beschikbare weefsel, maar het aanvraagproces verliep nog grotendeels handmatig. Onderzoekers dienden documenten per e-mail in, wat leidde tot onvolledige informatie, veel heen-en-weer communicatie en tijdverlies.
De wens
Een moderne, veilige en gebruiksvriendelijke webapplicatie waarin onderzoekers wereldwijd het juiste weefsel kunnen vinden en aanvragen, binnen een geïntegreerd systeem. “Onderzoekers moeten snel kunnen vinden wat ze nodig hebben, maar wij moeten ook kunnen vertrouwen op de volledigheid van hun aanvragen,” vertelt Mignon de Goeij, coördinator bij de Nederlandse Hersenbank. “Daarnaast wilden we een systeem dat onze administratieve processen ondersteunt en toekomstbestendig is zonder dat het onze specifieke manier van werken in de weg zit. Want wat wij doen, is niche en van groot belang voor de wetenschap.”
De aanpak van Websteen
Samen met het team van de Hersenbank werd het volledige aanvraagproces in kaart gebracht: welke informatie is verplicht, welke stappen volgen elkaar op, en welke uitzonderingen zijn er?
Na enkele fysieke sessies bij de Hersenbank in Amsterdam en op kantoor bij Websteen in Blaricum, werd de basis gelegd voor een volledig vernieuwde digitale omgeving.
De nieuwe webapplicatie werd uitgebreid met een aanvraagmodule en CRM-functionaliteit.
Onderzoekers kunnen nu:
- online weefsel zoeken via slimme filters (donorprofiel, hersengebied, diagnose, etc.);
- direct een aanvraag indienen en koppelen aan hun selectie;
- alle benodigde informatie uploaden en beheren binnen één beveiligde omgeving.
Mignon: “De samenwerking kenmerkte zich door korte lijnen, transparante communicatie en meedenken in oplossingen. Websteen is technisch sterk, maar ook communicatief. Ze weten complexe IT-vraagstukken te vertalen naar begrijpelijke taal.”
