De Stichting Astma Bestrijding zet zich in voor projecten die het leven van mensen met astma, COPD en andere longziekten verbeteren. Een belangrijk onderdeel van hun werk is het verstrekken van subsidies aan kleinschalige wetenschappelijke onderzoeksprojecten. Om dat proces te stroomlijnen, klopten ze bij ons aan voor een nieuwe webapplicatie. We spraken met André de Graaf, subsidiebeheerder bij de stichting, over de veranderingen die dit heeft gebracht.
De noodzaak van verandering
"Voorheen verliep de afhandeling van subsidieaanvragen via een combinatie van Excel-bestanden en e-mails met een groot aantal bijlagen," legt André uit. “Dat werkte, maar het leverde vaak problemen op. Aanvragen waren regelmatig incompleet, en dat betekende veel extra werk. Er ontbrak vaak wel iets aan de documenten en dan moesten we gegevens achteraf opvragen. Het proces was log en tijdrovend."
Met een jaarlijks budget om 6 tot 8 projecten en een aantal aanvragen van o.a. proefschriften en congresbezoeken te ondersteunen, en aanvragen die twee keer per jaar door het bestuur behandeld worden, groeide de behoefte aan een efficiëntere manier om aanvragen te beheren. "We hadden een systeem nodig dat ons werk zou verlichten, niet verzwaren en ook zo nodig makkelijk overgenomen kon worden" aldus André.
De ontwikkeling van de webapplicatie
Samen met de Stichting Astma Bestrijding hebben we de werkprocessen doorgelicht en de behoeften in kaart gebracht. “We zijn eerder gestart met het ontwikkelen van een webapplicatie met een andere partij. Toen dat proces strandde, heeft Websteen het stokje overgenomen,” vertelt André. “Het was belangrijk dat de nieuwe applicatie eenvoudig te gebruiken zou zijn door zowel aanvragers als ons team. We wilden een systeem dat direct aangeeft of een aanvraag compleet is. Daardoor voorkom je dat er onnodig heen en weer gemaild moet worden. Ook de afhandeling van de beoordeling van aanvragen en de brieven aan de aanvragers wilden we in de applicatie opnemen."
